איך את יכולה להבטיח שהאירוע יהיה מושלם ושבאמת תוכלי ליהנות גם את ממנו? גם אם עברנו וארגנו הרבה אירועים בעבר, תמיד אנחנו חושבים אם לא פספסנו משהו, אם יש עוד פינה ששכחנו לסגור. לכן הכנתי לך את המדריך הזה, מאיין צ'ק ליסט שיהיה לך קל יותר. אז בכתבה הזאת אני הולך לכתוב לך את כל הטיפים שיעזרו.
- תכנון תקציב - דבר ראשון שחשוב להכין זו מסגרת תקציבית, אנחנו כמובן רוצים להישאר במסגרת התקציב, לא לחרוג ולנהל אותה כמו שצריך. מה הסכום העומד לפנינו. ניתן לקבוע את התקציב על פי אירועים קודמים שהיו לנו, או שהפעם אנחנו חוגגים עלייה משמעותית של החברה ורוצים לתת יותר מהאירוע הקודם, כדי להודות לעובדים שלנו.
- תכנון פעילות - במסגרת התקציב נוכל לדעת פחות או יותר מה נוכל להכניס ומה לא מתאים במסגרת התקציב. נבחר אילו דברים נרצה שיכנסו לאירוע. בדרך כלל אירוע מורכב מ 3 חלקים: התכנסות וקבלת הקהל, הפעלות מהנות ומעשירות והודעות מערכת הכוללות נאומים ותודות על הצלחות.
- תכנון זמן - יש לקחת את כל 3 החלקים ולקבוע זמנים לכל אחד מהפעילויות. לא תמיד נחלק אותם בצורה שווה. כמה נואמים יש, זמן לאוכל, ואחרי שקבענו מהו זמן הפעילויות נוכל לדאוג להפעלות.
- תכנון מיקום ושעה - לקבל המלצה והצעות מחיר על מיקומים שיתאימו לכמות ולאופי האירוע. להחליט איזה שעות אם זה יום חופש בעבודה, או אחרי שעות העבודה.
- מהן ההפעלות - להחליט אילו הפעלות יעניינו את המשתתפים, לקחת את הדברים המוצלחים מאירועים קודמים ולהוסיף פעילויות מעניינות חדשות. כמובן לקחת הצעות מחיר והמלצות. חשוב שיהיה אוכל, מוסיקה טובה, הפעלות מעניינות ואם יש משחקים או מתנות שמחלקים.
- רשימת ספקים - חשוב להכין רשימה ספקים, מה התוכנית ומי יהיו האנשים שאחראים לערב שהיה מוצלח. מומלץ לבקש עזרה בהכנת המקום, לשאול על הציוד הנדרש להפעלה של אותו הספק.
- קבוצת ואצאפ לספקים - לפתוח קבוצת ואצאפ לספקים כדי לתקשר עם כולם יחד על מנת לחסוך בלבול וזמן. להודיע לכולם על השעות, המיקום ואם יש שינויים לכולם יחד.
- תנאי תשלום - חשוב להכין מראש את דרכי התשלום מול אותו הספק, שנוכל לנהל היטב את עלות האירוע.
- הסכם כתוב - יש לאשר בהסכם את כל הסיכום מול אותו הספק, מה קורה במקרה של ביטולים, החזרים וכו..
- אישור מההנהלה - יש לאשר כל פעילות, תשלומים והחלטות לאירוע על ידי מייל לכל הקובעים.
המדריך הזה הוא חלק מאוד חשוב בהכנת האירוע, וכוללים את המרכיבים החשובים המונעים מאיתנו לעשות טעויות בארגון. אירוע טוב תמיד יתחיל בהתכנסות שמחה, אוכל טוב ואלכוהול שמרים את מצב הרוח. הפעילויות המפנקות, החיבור שנוצר בין העובדים וההנהלה וכל אלה צריכים גם סיום שמח עם מתנות.
אצלנו בפריאב עיסויים יש הפעלה מיוחד של עמדות מפנקות של טיפולים קצרים שמרימים את רוחם של החוגגים, ונותנים ערך בריאותי שכל אחד חייב. טיפולים של כ15דקות לכל עובד עם בחירה של עיסויים בשמן, פוט מסאז' של כפות הרגליים או עיסוי שיאצו על הבגדים ומתיחות תאילנדיות. ההפעלה ממריצה את הדם ומשאירה את העובד שמח יותר.
נשמח להיות חלק מההפעלות של האירוע ואני מזמין אתכם לקבל הצעה מיוחדת המעניקה מחיר מיוחד עבור הקוראים שלנו. לקבלת הצעה צלצלי עכשיו, אני זמין.
